Etäkokoukset - Skype for Business

Tehtävänämme oli järjestää etäkokous oman harjoitusyhdistyksemme kesken. Aiheena oli gaalaillallisen järjestelyt.

Päätimme testata etäkokousmahdollisuutta ihan oikeasti ja pidimme kokouksen sunnuntai-iltana omista kodeistamme käsin Skype for Businessin kautta. Saimme hyvin hoidetuksi kokouksen nauhoituksineen, äänestyksineen ja muine toimintoineen.

Kokouksen aikana saimme sovituksi ajan, paikan, menun, ohjelman, pukukoodin ja budjetin.

Etäkokoukset säästävät aikaa ja rahaa. Aikaa ei mene matkustamiseen, äänestäminen on nopeampaa, kun kone laskee automaattisesti äänet reaaliajassa, ja tiedostoja on nopea ja helppo jakaa toisille tarkasteltavaksi. Kaikkien aikaa säästyi, ja vaikka kokous olikin pidempi kuin odotimme, niin säästimme silti paljon aikaa, kun ei tarvinut lähteä mihinkään kotoa.

Nauhoitimme kokouksen, ja näin on helppo saada "muistiin", mitä kokouksessa onkaan sovittu.

Pidin siitä, että vaikka toinen henkilö jakoi PowerPoint-esitystä, pystyin itse "yksityisessä tilassa" selaamaan dioja. Tämä on erittäin kätevää, jota ei samalla tavalla pysty tekemään, kun kokoustetaan saman pöydän ääressä ja diat heijastetaan seinälle.

Huonona puolena pidimme sitä, ettei kyselyjä voinut tehdä "varastoon". Ainakaan meidän taidoilla emme sitä osanneet tehdä vaan jouduimme aina sitä mukaa kirjoittamaan kyselyt, kun piti äänestää. Nopeuttaisi ja sujuvoittaisi entisestään, jos tuon voisi tehdä ennen kokousta ja vaan valita valikosta, minkä haluaa milloinkin esittää.

Mutta ehdottomasti Skype for Business oli kätevä käyttää etäkokouksessa, ja ymmärrämme, miksi etäkokouksien määrä ja kysyntä on kasvussa. Se toimi hyvin jopa puhelimesta jaetulla netillä, eikä pätkinyt, mikä lisää käyttömahdollisuuksia entisestään.