Datamassan käsittely (Excel)

-
Excelillä pystyy helposti erottelemaan suuristakin tietomääristä tarpeellisen tiedon.

 Esimerkkitehtävämme tällä viikolla liittyi siihen, kuinka eduskuntavaaleista saaduista äänistä pystyi erottelemaan sen tiedon, minkä halusi kulloinkin tietää.

Kuva 1. Tehtävän alkutilanne

Tuossa listassa on noin 2150 nimeä, ja sen yksittäinen läpikäynti olisi aivan mahdoton tehtävä, joka veisi valtavasti aikaa. Excel kuitenkin mahdollistaa sen nopeamman suodattamisen.

Kuva 2. Taulukoitu tieto

Tieto kannattaa ensiksi muuttaa
taulukoksi, jolloin yhdellä napin painalluksella voidaan suodattaa tietoa. Suodatus tehdään painamalla yläotsikon nuolta, jolloin aukeaa valikko, jonka valinnoilla voidaan valita, millä perusteella tietoa esitetään. Tässä kuvassa tieto on taulukoitu vaalipiirien mukaan.




Tiedon esittämisestä

 Aina tiedon esittäminen Excel-listana ei ole järkevintä, vaan se kannattaa muuttaa taulukoksi.

Kuva 3. Datan esitys listana ja ympyräkaaviona
Kuten yllä olevasta kuvasta havaitaan, voi kaavio auttaa havainnollistamaan tietoja ja helpottaa tiedon ymmärtämistä. Excel osaa automaattisesti muodostaa kaavion, kunhan haluttuja tietoja valitut solut ovat valittuina. Taulukon voi valita Insert- välilehdeltä. Taulukkoa voi muodostamisen jälkeen muokata haluamaansa muotoon, niin taulukkotyypin, otsikoiden, koon jne kautta.

Kommentit

Lähetä kommentti

Tämän blogin suosituimmat tekstit

Excel-template

-
Kuva
Miten toimii? Exceliin voit tehdä valmiita lomakepohjia, joihin voit sisällyttää laskukaavoja haluamiisi ruutuihin. Tällöin Excel laskee valmiiksi haluamasi arvot lomakkeeseen. Esimerkiksi urheilukisoissa toimiville toimihenkilöille voidaan maksaa kilometrikorvauksia. Toimihenkilö syöttää soluun kilometrit ja Excel laskee niistä saatavan korvaussumman valmiiksi. Voit myös määritellä suojausten avulla, mihin soluihin lomakkeen saaja pystyy syöttämään tietoja. Näin lomakkeen saaja ei pysty muokkaamaan asetuksia, poistamaan kaavoja tai vaihtamaan tekstejä. Hän syöttää tiedot vain määriteltyihin kohtiin. Jos esimerkiksi jäsenrekisteri on myös Excelissä, helpottuu myös tiedon siirto lomakkeesta listalle, kun tiedostot linkittää keskenään. Suojaukset voidaan poistaa, esimerkiksi uudelleenmuokkauksen vuoksi, aiemmin määritetyn salasanan avulla. Hyödyt Näin voidaan sähköisesti täyttää lomakkeita, joihin vain osaan täyttäjä voi kirjoittaa. Myös kaavojen käyttö helpottuu e...
Lue lisää

Miten digitaalinen ja paperilomake eroavat toisistaan?

-
Digitaalinen lomake on paperista lomaketta paljon kätevämpi. Digitaalinen lomake on helppo täyttää netissä ja sen tiedot tallentuvat saman tien tietojärjestelmään. Digitaalisessa lomakkeessa on pudotusvalikoita, joista voi valita vaihtoehtoja nopeasti eikä virheitä tule samalla tavalla kuin täytettäessä paperista lomaketta, koska lomake ei hyväksy lähettämistä ennen kuin kaikki tarvittavat kohdat on täytetty. Jos lomakkeessa on kuitenkin jokin oletus vaihtoehto , voi se lisätä virheiden mahdollisuutta.  Digitaaliseen lomakkeeseen voi usein lisätä liitteitä ja käyttöohjeet sen täyttämiseen löytyvät yleensä lomakkeesta. Digitaalisen lomakkeen voi myös helpommin kääntää toiselle kielelle kuin paperilomakkeen. Tästä voi olla hyötyä erityisesti täyttäjälle nykyisessä kansainvälistyneessä maailmassa. Toisaalta yritysten on helpompaa tarjota erikielisiä vaihtoehtoja digitaalisista lomakkeista. Näiden hyöty on erityisesti siinä, että ne ovat yhtä helposti saatavissa kaikilla tarjotuilla...
Lue lisää