Excel-template

Miten toimii?

Exceliin voit tehdä valmiita lomakepohjia, joihin voit sisällyttää laskukaavoja haluamiisi ruutuihin. Tällöin Excel laskee valmiiksi haluamasi arvot lomakkeeseen. Esimerkiksi urheilukisoissa toimiville toimihenkilöille voidaan maksaa kilometrikorvauksia. Toimihenkilö syöttää soluun kilometrit ja Excel laskee niistä saatavan korvaussumman valmiiksi.

Voit myös määritellä suojausten avulla, mihin soluihin lomakkeen saaja pystyy syöttämään tietoja. Näin lomakkeen saaja ei pysty muokkaamaan asetuksia, poistamaan kaavoja tai vaihtamaan tekstejä. Hän syöttää tiedot vain määriteltyihin kohtiin. Jos esimerkiksi jäsenrekisteri on myös Excelissä, helpottuu myös tiedon siirto lomakkeesta listalle, kun tiedostot linkittää keskenään.

Suojaukset voidaan poistaa, esimerkiksi uudelleenmuokkauksen vuoksi, aiemmin määritetyn salasanan avulla.

Hyödyt

Näin voidaan sähköisesti täyttää lomakkeita, joihin vain osaan täyttäjä voi kirjoittaa. Myös kaavojen käyttö helpottuu eikä jokaisen kaavan oikeellisuutta tarvitse enää erikseen tarkistaa.

Alun esimerkissä kilometrikorvauksia maksava taho voisi maksaa suoraan loppusumman mukaan tarkistamatta laskukaavoja. Lisäksi templaten hyöty näkyisi seuraavana vuonna, kun siitä voisi suoraan muuttaa vain vuosiluvun ja päivittää kyseisen vuoden ajantasaiset korvaushinnat muuttamatta tai tekemättä uudelleen muita osia. Tämän jälkeen solut voidaan suojata uudelleen ja pohja on taas valmis käyttöä varten.

Kuva 1. Elokuvien ystävät ry:n Excel-malli