Syvällistä pohdintaa esityksistä, teemoista ja templateista

1. Jos esimerkiksi yrityksen tai yhdistyksen nimessä tai yhteystiedoissa tapahtuu muutoksia, kannattaa nämä asiat muokata templateihin. Tai jos yleistä ilmettä vaihdetaan, kuten logoa ja värejä, esimerkiksi brändin uudistuksen yhteydessä. Eli jos jossain yksityiskohdassa, joka näkyy jokaisessa yrityksen raportissa, lomakkeessa tai esityksessä, tapahtuu pysyvä muutos, kannattaa se silloin tallentaa suoraan templateihin. Tällöin ei tietoa tarvitse vaihtaa erikseen joka dokumenttiin.

   
   
2. Teema kannattaa luoda yrityksen/yhdistyksen tyylin mukaiseksi ja samanlaiseksi kaikkiin tiedostoihin. Tyylikkäät ja johdonmukaiset dokumentit antavat yrityksestä ammattimaisen kuvan. Teeman voi joko luoda itse tai valita valmiita pohjia ohjelmasta. Teemat kannattaa tallentaa templateihin, jolloin dokumentteihin tarvitsee lisätä vain sisältö ja se on valmis. Teemassa määritellään fontit, niiden värit ja koot, tehosteiden käyttö sekä värien valinta. Nämä asiat vaikuttavat myös dokumenttien layoutiin, joka kannattaa myös määritellä templateen. Erilaisilla valinnoilla saa aikaiseksi varioivia vaihtoehtoja.

   
   
3. Kun halutaan muokata jotain tiettyä esitystä, täytyy olla tarkkana, että avaa aina tiedoston, ei templatea. Myöskin tallentaessa kannattaa tarkistaa, että tallennusmuotona on haluamasi tiedostomuoto. Yleensä nämä muutokset liittyvät sisältöön, eivätkä niinkään muotoiluun.