Elokuvien ystävät ry

Tehtävänämme oli järjestää etäkokous oman harjoitusyhdistyksemme kesken. Aiheena oli gaalaillallisen järjestelyt. Päätimme testata etäkokousmahdollisuutta ihan oikeasti ja pidimme kokouksen sunnuntai-iltana omista kodeistamme käsin Skype for Businessin kautta. Saimme hyvin hoidetuksi kokouksen nauhoituksineen, äänestyksineen ja muine toimintoineen. Kokouksen aikana saimme sovituksi ajan, paikan, menun, ohjelman, pukukoodin ja budjetin. Etäkokoukset säästävät aikaa ja rahaa. Aikaa ei mene matkustamiseen, äänestäminen on nopeampaa, kun kone laskee automaattisesti äänet reaaliajassa, ja tiedostoja on nopea ja helppo jakaa toisille tarkasteltavaksi. Kaikkien aikaa säästyi, ja vaikka kokous olikin pidempi kuin odotimme, niin säästimme silti paljon aikaa, kun ei tarvinut lähteä mihinkään kotoa. Nauhoitimme kokouksen, ja näin on helppo saada "muistiin", mitä kokouksessa onkaan sovittu. Pidin siitä, että vaikka toinen henkilö jakoi PowerPoint-esitystä, pystyin itse "yk...

Kuva 1. Outlookin työpöytäversion näkymä Outlookilla voi yhdistää sähköpostin, kalenterin ja muita toimintoja. Tässä näkymässä suosikkikansioon on lisätty "Palautukset" kansio, johon menee suoraan kaikki Moodlen tehtävien palautusilmoitukset. Teimme myös henkilökohtaiset allekirjoitukset, opettelimme vaihtamaan viestin pohjan väriä ja tekstin väriä sekä etsimään ihmisiä. Harjoittelimme kalenterien yhdistämistä ja käyttämistä, ja teimme ryhmittäin omat jaetut kalenterit. Jos ei tarvitse kaikkia ominaisuuksia juuri sillä hetkellä, ovat mobiili- sekä sähköinen Outlook erittäin käteviä. Työpöytäversiolla tosin pääsee "kikkailemaan" enemmän ja hyödyntämään moninaisia ominaisuuksia.

SforB on kätevä audio- ja kuvakeskustelujen "jakojärjestelemä", jonka avulla voi pitää esimerkiksi kokouksia yms. tärkeitä keskustelupuheluita muiden läsnäolijoiden kanssa. Me olemme käyttäneet SforB:stä yhdessä Outlookin toimintojen kanssa. Outlookissa voi luoda kalenteritapahtumia ja -tapaamisia, joista yksi mahdollinen on Skype Meeting. Kun tapaamiselle luo tietyn ajan, tapaamiseen kutsutut saavat siitä ilmoituksen ja voivat liittyä SforB-keskusteluun muiden kutsuttujen henkilöiden kanssa "Join Online" -toiminnon avulla. SforB-keskustelussa voi jakaa PowerPoint-tiedostoja, Whiteboard-näkymän ja tehdä äänestyksiä Poll-toiminnolla (kysely). Keskustelun voi suorittaa kuvanjakotoimintojen lisäksi pelkästään audiokeskusteluna tai sen lisäksi myös videokeskusteluna, jossa SforB jakaa läsnäolijoiden ympäristöä Web-kameran avulla. Sovellukseen voi lisätä kontakteja ja suosikkikontakteja mielensä mukaan. Tällä tavoin on helppo ottaa yhteyttä niihin henkilöihin, joih...

Voit halutessasi yhdistellä tietokantoja Exceliin ja laskea niistä kaavojen avulla erilaisia pohjalukuja ja vertauslukuja. Esimerkiksi jos yritys haluaisi laskea myyntiennusteita, se voisi yhdistellä statistiikkaa omista myynneistään, laskea kasvuprosentin edellisten vuosien perusteella ja sen avulla saada ennusteluvut ensi vuodelle. Tämä helpottaisi hankintojen suunnittelua. Vielä tarkemman luvusta saisi, jos yhdistäisi taulukkoon markkinatietoa, jolloin voitaisiin vertailla omia ennusteita talouskasvuun. Internet on pullollaan erilaisia taulukoita, joista tarvitsee mahdollisesti yhdistellä tietoja saadakseen aikaiseksi yhden taulukon tiettyä tarkoitusta varten. Suurimmaksi osaksi tämä tapahtuu copy-paste- toiminnolla. Tarkkana saa olla paste-valinnassa, jotta tiedot tulevat järkevässä mallissa taulukkoon. Haettaessa toisesta taulukosta tietoja toiseen, tarvitsee tarkistaa pohjatietojen yhtenäisyys. Jos yhdessä taulukossa lukee hansikaspari, ei Excel löydä tietoa toisesta taulukos...

APO-kurssillamme luodun "yhdistyksemme" templatet PowerPointiin, Exceliin ja Wordiin, hyödyntäen aiemmilla viikoilla opittuja tietoja. PowerPoint  PowerPoint-templatessa meillä toistuu osittain samoja tietoja. Kaikissa dioissa näkyy sivunumero, vasemmalla ylhäällä yhdistyksemme logo ja dian alareunassa yhdistyksemme osoite. SlideMasterilla teko mahdollistaa sen, ettei noita tietoja tarvitse kirjoittaa erikseen jokaiseen diaan ja tallennus templateksi sen, että voimme suoraan käyttää samaa pohjaa tulevaisuudessa eri konteksteissa. Excel Exceliin päätimme tehdä jäsenliittymislomakkeen. Vaaleanpunertaviin kohtiin voidaan kirjoittaa, muut kohdat ovat suojattuja yhdistyksemme toimesta, eikä niitä voi muuttaa kuin määrittelemämme salasanan avulla. Yhdistystämme ja henkilökunnan aikaa voidaan säästää sillä, että lomaketta ei jatkossa tarvitse kokonaan uudelleen muodostaa vaan voimme tarvittaessa muuttaa kohtia, jotka muuttuvat (esim. vuosiluku vuoden vaihtuessa),...

Excelillä pystyy helposti erottelemaan suuristakin tietomääristä tarpeellisen tiedon. Esimerkkitehtävämme tällä viikolla liittyi siihen, kuinka eduskuntavaaleista saaduista äänistä pystyi erottelemaan sen tiedon, minkä halusi kulloinkin tietää. Kuva 1. Tehtävän alkutilanne Tuossa listassa on noin 2150 nimeä, ja sen yksittäinen läpikäynti olisi aivan mahdoton tehtävä, joka veisi valtavasti aikaa. Excel kuitenkin mahdollistaa sen nopeamman suodattamisen. Kuva 2. Taulukoitu tieto Tieto kannattaa ensiksi muuttaa taulukoksi, jolloin yhdellä napin painalluksella voidaan suodattaa tietoa. Suodatus tehdään painamalla yläotsikon nuolta, jolloin aukeaa valikko, jonka valinnoilla voidaan valita, millä perusteella tietoa esitetään. Tässä kuvassa tieto on taulukoitu vaalipiirien mukaan. Tiedon esittämisestä Aina tiedon esittäminen Excel-listana ei ole järkevintä, vaan se kannattaa muuttaa taulukoksi. Kuva 3. Datan esitys listana ja ympyräkaaviona Kuten yllä olevast...